Quiénes somos y aceptación
Odentaris es un software de gestión para consultorios odontológicos, disponible en odentaris.com y app.odentaris.com, operado por Jose Torres, persona natural identificada con cédula de ciudadanía 1001825447 y con domicilio en Barranquilla, Colombia ("Odentaris", "nosotros").
Estos términos regulan el uso del servicio. Al crear una cuenta o usar Odentaris los aceptas. Si los aceptas en nombre de un consultorio o una empresa, declaras que tienes facultad para obligarlos. Si no estás de acuerdo, no uses el servicio.
El servicio
Odentaris permite administrar pacientes, historia clínica, odontograma, imágenes clínicas, citas, planes de tratamiento, recetas, facturas internas y cobros desde el navegador. Las funciones disponibles dependen del plan contratado.
Las facturas de Odentaris son internas. Sirven para llevar el control de tus cobros, pero no son facturas electrónicas validadas por la DIAN ni reemplazan tus obligaciones tributarias. Si debes facturar electrónicamente, tendrás que hacerlo con un proveedor autorizado.
Tu cuenta
- Debes ser mayor de edad y entregar información veraz y actualizada.
- El servicio está dirigido a profesionales de la odontología, sus consultorios y su personal.
- Eres responsable de guardar tu contraseña y de lo que se haga desde tu cuenta. Si crees que alguien más accedió a ella, avísanos de inmediato.
Planes, precios y pagos
Demo gratuita. Al registrarte se activa una demo de 14 días, sin tarjeta de crédito, con hasta 10 pacientes y3 imágenes por paciente. La demo no se convierte en un plan de pago por sí sola.
Plan Pro. Cuesta $ 89.000 al mes, en pesos colombianos, más el IVA que corresponda. Se paga mes a mes, sin permanencia, por los medios que te indiquemos al contratarlo. El acceso se mantiene durante el periodo pagado; si no se renueva el pago al vencimiento, la cuenta se pausa.
Cambios de precio. Te avisaremos con al menos 30 días de anticipación. El nuevo precio aplica desde el siguiente periodo, y si no estás de acuerdo puedes cancelar antes de esa fecha.
Reembolsos. Los periodos ya pagados no son reembolsables, salvo que la ley disponga otra cosa. Si actúas como consumidor, conservas los derechos irrenunciables de la Ley 1480 de 2011, incluido el derecho de retracto cuando aplique.
Cancelación y fin del servicio
Puedes cancelar el plan Pro cuando quieras, sin penalidad, y conservarás el acceso hasta el final del periodo pagado. Cuando termina la demo o el plan Pro, la cuenta se pausa: no podrás usar el servicio, pero tus datos quedan guardados y continúas donde lo dejaste al activar el plan.
Puedes pedirnos una copia de tus datos o su eliminación a través de los canales de contacto. Antes de pedir la eliminación, conserva tu copia: la custodia de las historias clínicas sigue siendo tu obligación legal. La eliminación es definitiva, y las copias de respaldo pueden tardar un tiempo adicional en borrarse.
Podemos suspender o cerrar una cuenta que incumpla estos términos o que ponga en riesgo el servicio o a terceros. Salvo urgencia o mandato legal, te avisaremos antes y te daremos la oportunidad de corregir la situación y de obtener una copia de tus datos.
Uso permitido
Te comprometes a usar Odentaris de forma lícita. En particular, no puedes:
- Registrar datos de pacientes sin base legal o sin la autorización que corresponda.
- Enviar spam o mensajes no autorizados desde las funciones de WhatsApp o correo.
- Acceder a cuentas o datos ajenos, ni intentar vulnerar la seguridad del servicio.
- Copiar, revender o hacer ingeniería inversa del software, salvo donde la ley lo permita.
- Saturar el servicio o extraer información de forma automatizada sin nuestro permiso.
Responsabilidad profesional
Odentaris es una herramienta administrativa y de registro. No es un dispositivo médico, no da diagnósticos y no sustituye tu criterio profesional. Las decisiones clínicas, las recetas y la información que registras son tuyas, y debes revisarlas antes de usarlas o enviarlas.
También te corresponde cumplir la normativa de tu ejercicio profesional, como la relativa al diligenciamiento, la custodia y la conservación de la historia clínica (entre otras, las Resoluciones 1995 de 1999 y 839 de 2017), y verificar que el uso de Odentaris se ajuste a lo que te exige.
Datos de pacientes
Los datos que registras siguen siendo tuyos. Frente a la información de tus pacientes, que incluye datos de salud considerados sensibles por la Ley 1581 de 2012, tú o tu consultorio actúan como Responsable del tratamiento y Odentaris como Encargado.
Como Responsable, debes:
- Obtener y conservar la autorización de tus pacientes, incluida la de contactarlos por WhatsApp o correo.
- Informarles de sus derechos y atender sus consultas y reclamos.
- Registrar solo la información necesaria para la atención y mantenerla actualizada.
Como Encargado, Odentaris se compromete a:
- Tratar esos datos solo para prestar, mantener y proteger el servicio, y no venderlos.
- Aplicar medidas razonables de seguridad, como el cifrado y el control de accesos.
- Avisarte sin demora injustificada si detecta un incidente de seguridad que afecte tus datos.
Acceso de nuestro equipo. El personal autorizado de Odentaris puede consultar y exportar la información de una cuenta cuando sea necesario para dar soporte, atender una solicitud tuya, resolver una falla o investigar un problema de seguridad, y debe mantenerla en reserva.
Proveedores. Usamos terceros para la base de datos, el almacenamiento, el alojamiento, el correo y la mensajería. Algunos pueden tratar datos fuera de Colombia. Al aceptar estos términos autorizas ese tratamiento, y debes contar con la autorización de tus pacientes cuando la ley la exija.
Ningún sistema es infalible. Te recomendamos conservar copias de la información que sea crítica para tu consultorio.
WhatsApp y correo
Odentaris te permite vincular el WhatsApp de tu consultorio escaneando un código QR, y enviar recetas, facturas, planes y confirmaciones de cita a tus pacientes. Esta conexión se realiza mediante software de terceros: no es un producto de WhatsApp ni de Meta, ni está afiliada a ellos o respaldada por ellos.
- La línea vinculada y los mensajes que envías son tu responsabilidad, y debes cumplir los términos de WhatsApp.
- WhatsApp puede limitar, suspender o bloquear un número, o cambiar sus condiciones técnicas, sin que Odentaris pueda evitarlo. Puedes desvincular tu número en cualquier momento.
- No garantizamos la entrega de los mensajes o correos. Para lo urgente, confirma por otro medio.
Propiedad intelectual
El software, la marca, el logo y el diseño de Odentaris nos pertenecen o los usamos con autorización. Te damos una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usarlos mientras tengas acceso al servicio.
Tu información sigue siendo tuya. Solo nos autorizas a alojarla y procesarla en la medida necesaria para prestarte el servicio. Si nos envías sugerencias, podemos usarlas sin obligación alguna contigo.
Disponibilidad y soporte
Trabajamos para que Odentaris esté disponible y funcione bien, pero no garantizamos un servicio ininterrumpido o libre de errores. Pueden presentarse mantenimientos, fallas o interrupciones de proveedores externos. Podemos mejorar o modificar funciones, y si un cambio reduce de forma importante lo contratado, te avisaremos con anticipación.
La demo incluye soporte por correo y el plan Pro, soporte prioritario. Prioritario significa que atendemos primero esas solicitudes, no un tiempo de respuesta garantizado.
Limitación de responsabilidad
En la medida permitida por la ley, Odentaris no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidades ni daños indirectos, ni por decisiones clínicas, errores en la información que registres, fallas de terceros o de tu conexión, o el uso indebido de tu cuenta.
La responsabilidad total de Odentaris por hechos relacionados con el servicio se limita a lo que hayas pagado en los 12 meses anteriores al hecho que la origina. Estos límites no aplican en caso de dolo o culpa grave, ni a los derechos que la ley no permita limitar.
Responderás por los reclamos de terceros, incluidos tus pacientes, que se deriven de la información que registras, de los mensajes que envías o del incumplimiento de estos términos.
Cambios en estos términos
Podemos actualizar estos términos. Publicaremos la nueva versión aquí con su fecha y, si el cambio es importante, te avisaremos por correo o dentro de la aplicación con al menos 15 días de anticipación. Si sigues usando el servicio después de esa fecha, se entiende que aceptas la nueva versión; si no estás de acuerdo, puedes cancelar antes.
Ley aplicable
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Antes de acudir a otra vía, intentaremos resolver cualquier diferencia de forma directa. Si no es posible, la resolverán los jueces de Barranquilla, sin perjuicio de los derechos que tengas como consumidor ante la Superintendencia de Industria y Comercio o de las normas de competencia que no admitan pacto en contrario.
Si una cláusula resulta inválida, las demás siguen vigentes. Aceptas que las comunicaciones y aceptaciones electrónicas tienen plena validez, conforme a la Ley 527 de 1999.
Contacto
Para cualquier pregunta o solicitud sobre estos términos, escríbenos:
- Correo: [CORREO DE CONTACTO]
- WhatsApp: +573000000000